@@@وطنم جزین@@@

همواره سازمانها و موسسات و شرکتها تمایل به بهبود در بهره وری سازمان در بخشهای مختلف داشته و دارند. سیستم های اتوماسیون اداری با استفاده از :

• کنترل گردش الکترونیکی کلیه مکاتبات داخل سازمانی
• امکان جستجو در مجموعه اطلاعات مربوط به مکاتبات
• حذف فیزیکی کاغذ و بایگانی
• دسترسی سریع به اطلاعات و در نتیجه سرعت در پاسخگویی به مراجعان
• کنترل بر عملکرد کاربران و سرعت در پیگیری و رفع مشکلات
• ...

ابزاری قدرتمند جهت افزایش بهره وری و مدیریت بهتر را در اختیار مدیران سازمانها قرار می دهد.

استفاده مناسب و بجا از سیستم های اتوماسیون اداری مزایای زیادی به همراه خواهد داشت مانند :

• حذف عملیات بایگانی ، دسترسی به نامه های کاغذی و استفاده بهینه از فضاهای مربوط به بایگانی
• امکان صدور گزارشها و نمودارهای آماری و کاربردی جهت بررسی وضعیت مکاتبات
• امکان کنترل و پیگیری نامه های ارجاع داده شده به هر فرد توسط خودش و عدم نیاز به گردش دستی نامه در سازمان و کاهش کار افراد ثبت کننده نامه ها
• امکان ارائه اطلاعات به ارباب رجوع نسبت به وضعیت هر نامه در هربخش
• استفاده از سرویسهای رایانه ای جهت یادآوری زمان اقدام به نامه ها و جلوگیری از تاخیر
• امکان کنترل وضعیت گردش یک نامه و موقعیت فعلی آن از هرنقطه
• بالا بردن سرعت گردش مکاتبات
• شناسایی گلوگاه های سازمانی
• نگهداری اطلاعات بصورت الکترونیکی
• به وجود آمدن روش های مناسب اداری - سازمانی از طریق دوباره نگری به روشهای کاری
• تسهیل در ثبت و گردش مکاتبات در صورت بالا بودن حجم مکاتبات
• ...

سیستم اتوماسیون اداری کارا یک سیستم جامع و یکپارچه نرم افزاری برای مدیریت گردش اطلاعات و مکاتبات اداری و سازمانی است. یک ابزار نرم افزاری قوی، سریع و دقیق برای ورود ، بازیابی ، جستجو، مشاهده، ویرایش، گزارش گیری و گردش مجموعه اطلاعات سازمانی - اداری در بین تمام کارکنان و مدیران سازان متناسب با ساختار آن است.گردش اطلاعات سازمانی - اداری می تواند شامل انواع مکاتبات، نامه های وارده، نامه های صادره و داخلی و یا انواع دستورات، گزارش ها، یادداشت ها، پیغام ها، مستندات، گزارشات فنی و یا نمابرها و به طور کلی تمام اطلاعات الکترونیکی و غیر الکترونیکی باشد.

بخشهای اصلی سیستم :

• کارتابل : وظیفه گردش انواع اطلاعات اداری و سازمانی مانند گردش نامه ها، دستورات ، گزارش ها، پیغام ها، یادداشت ها و انواع فرم های اطلاعاتی الکترونیکی و غیر الکترونیکی را بر عهده دارد.
• نامه : یک دبیرخانه و بایگانی الکترونیکی است که ثبت و حفظ اطلاعات انواع نامه ها، پیوست ها و محل فیزیکی نگهداری این نامه ها را در قالب یک ساختار درختی دارد.
• ارتباطات : مسوول ورود دقیق اطلاعات فرستنده ها و گیرنده های مرتبط با سازمان است.
• تقویم : یک سررسید و تقویم الکترونیکی برای ساماندهی وظایف  و قرارهای سازمانی و یادآوری آسان کارها است.
• تماسها : برای ثبت هر ارتباط و تماس داخل و خارج سازمان

امکانات عمومی سیستم :

• پارامتریک بودن سیستم : به طوری که پیکربندی و استفاده از قسمتهای مختلف سیستم را آسان، قابل تنظیم و منطبق با سازمان و کاربران می کند
• رابط کاربر بسیار آسان و همه فهم به طوری که آموزش سیستم تنها در چند ساعت میسر است.
• دسته بندی اطلاعات : دسته بندی و مرتب کردن اطلاعات و مشاهده آن ها بر اساس تمام فیلدهای اطلاعاتی نمایش داده شده مانند تاریخ و زمان ارسال، فرستنده، موضوع و ....
• فیلتر : فیلتر کردن اطلاعات و نمایش آن بر اساس نیازهای سازمانی
• نمایش انعطاف پذیر : انتخاب نمایش ستون های اطلاعات، ترتیب محل نمایش و تغییر عنوان های آن توسط هر کاربر متناسب با نیاز و سلیقه

امکانات اداری - سازمانی

• ایجاد کارتابل الکترونیکی برای کارکنان
• ثبت الکترونیکی نامه
• ثبت اطلاعات ریز فرستنده ها و گیرنده ها
• بایگانی نامه ها در قالب ساختار درختی
• امکان جستجوی سریع مکاتبات و مستندات حتی در متن و موضوع آن ها
• امکان جستجوی قوی و دقیق در تمام فیلدهای اطلاعاتی مکاتبات ، مستندات ، سوابق نامه و حتی جستجو در مشخصات ریز وارد شده
• امکان ذخیره کردن نتایج جستجو و اطلاعات کاری و استفاده مستمر از آن
• قابلیت ضمیمه کردن اصل نامه پویش شده ، دورنگارهای دریافت شده الکترونیکی، فایلهای Microsoft Word, Microsoft Excel و دیگر محصولات Microsoft Office ، مستندات فنی و یا نقشه ها، پیوستهای پویش شده و یا الکترونییک موجود در انواع فرمت های دیگر مانند متن، عکس، موزیک، فیلم و ...
• گردش اصل نامه پویش شده همراه نامه
• گزارش ساز پویا که امکان ساخت ، ویرایش و ذخیره گزارشهای متنوع از مستندات، مکاتبات و گردش آن ها را به تفکیک تمام مشخصه های اطلاعاتی فراهم می نماید.
• نمایش اطلاعات در قالب نمودارهای مختلف و به صورت پویا
• امکان انجام عملیات مختلف مانند هامش روی نامه الکترونیکی، به صورت معمولی و یا با استفاده از قلم نوری
• ساماندهی دفتر اندیکاتورهای مختلف
• بایگانی موقت نامه ها در یک ساختار درختی
• بایگانی دائمی نامه ها هر موقع که نیاز باشد
• امکان ارسال و گردش مکاتبات و مستندات و رونوشت های آن به صورت موازی برای کاربران مختلف
• امکان ثبت گردش مکاتبات
• ردگیری و پی گیری
• تعریف حقوق دسترسی و امنیتی استفاده از قسمت های مختلف سیستم برای هر کاربر
• گردش مستندات، مکاتبات، گزارش ها و ... بدون نیاز به گردش کاغذ
• ارجاع نامه، ارسال رونوشت و رونوشت مخفی (CC, BCC)
• پیکربندی ظاهری کارتابل متناسب با خواست هر کاربر
• امکان مشاهده نامه ها، پیغام ها، گزارشها ، دستورها و تمام اطلاعات دریافت شده و ارسالی در پوشه های جداگانه
• امکان ارتباط از راه دور از طریق خطوط تلفن و یا اینترنت